איך עושים טבלת חישוב באקסל בקלות ובמהירות של מקצוענים

בואו נודה בזה.

לפעמים המספרים האלה, הנתונים הפיננסיים, הם כמו ג'ונגל סבוך שקשה לראות בו את הדרך. במיוחד כשמדובר בהשקעות, בנדל"ן, או סתם בניהול הכסף היומיומי שלנו.

המוח האנושי הוא מדהים, כן?

אבל הוא לא נועד לעקוב אחרי שקל אחר שקל, תאריך אחרי תאריך, הכנסה מול הוצאה, ולהוציא מזה תמונה ברורה של "האם זה בכלל משתלם לי?".

פה נכנס לתמונה הגיבור האלמוני (טוב, לא ממש אלמוני): אקסל.

ומיקרוסופט אקסל, אם להיות מדויקים.

הרבה אנשים חושבים שאקסל זה משהו מסובך, שרק רואי חשבון וגאוני מתמטיקה משתמשים בו.

שטויות!

זו מחשבה שגויה לגמרי, והיא גורמת לכם לפספס את אחד הכלים הכי חזקים, הכי נגישים והכי משני משחק שיש לכם בארסנל הפיננסי שלכם.

במיוחד אם אתם עוסקים בנדל"ן, שבו כל שקל נכנס וכל שקל יוצא חייבים להיות במעקב קפדני כדי לדעת אם העסקה רווחית או חורגת מהתקציב.

אנחנו הולכים לצלול עמוק.

אבל בלי להסתבך.

בלי להשתמש במילים מפוצצות.

אנחנו נבנה יחד, צעד אחר צעד, את השלד של טבלה פיננסית באקסל.

כזו שתיתן לכם שליטה.

תיתן לכם שקיפות.

ותאפשר לכם לקבל החלטות חכמות באמת, מבוססות נתונים, ולא על תחושות בטן (שלפעמים, בואו נודה, קצת מטעות אותנו).

אז תתרווחו.

תפתחו גיליון אקסל חדש (תמיד אפשר להתחיל מבראשית!).

ובואו נתחיל מסע שישנה לכם את הדרך בה אתם מסתכלים על הכסף שלכם.

מוכנים? יאללה.

אקסל זה לא כדור בדולח, אלא המצפן הפיננסי שלכם. למה זה כל כך חשוב?

אנשים מחפשים פתרונות קסם.

אפליקציות מתוחכמות, יועצים פיננסיים, נוסחאות סודיות.

כל אלה דברים נהדרים, באמת.

אבל הבסיס לכל ניהול פיננסי נכון, בטח ובטח כשזה נוגע להשקעות או פרויקטים, מתחיל במקום אחד: להבין מה קורה עם הכסף.

פשוט לראות שחור על גבי לבן (או במקרה של אקסל, תאים צבעוניים).

המיתוס שרק גאונים פיננסיים משתמשים בו – והאמת המצחיקה

המון אנשים חוששים מאקסל כי הם חושבים שזה דורש תואר בראיית חשבון או תואר שני במימון.

האמת? ממש לא.

כדי לבנות טבלה בסיסית ויעילה שתעשה לכם סדר, אתם צריכים להכיר כמה פונקציות פשוטות ביותר.

חיבור, חיסור, כפל, חילוק.

כן, כן. הרמה של בית ספר יסודי, פלוס קצת ידע בסיסי על איך אקסל עובד (רמז: זה די אינטואיטיבי ברמה הראשונית).

אז אם חשבתם שזה גדול עליכם, תחשבו שוב. זה לגמרי בהישג יד.

וזה ישנה לכם את החיים הפיננסיים.

מבט על ההשקעה שלכם: איך טבלה אחת יכולה להציל לכם את העצבים (ואת הכסף)

תחשבו רגע על השקעת נדל"ן.

יש לכם את מחיר הנכס.

יש לכם הוצאות רכישה (עורכי דין, שמאי, מסים, תיווך…).

אולי שיפוץ.

אולי הוצאות מימון (ריבית, עמלות).

ואז הכנסות עתידיות (שכר דירה, עליית ערך).

ואז הוצאות שוטפות (ארנונה, ועד בית, תיקונים).

עכשיו, תנסו לעקוב אחרי כל זה בראש. או על דף נייר.

מסובך, נכון?

טבלת אקסל מרכזת את כל הנתונים האלה במקום אחד.

היא מאפשרת לכם לראות את התמונה המלאה.

לזהות נקודות תורפה.

לבדוק תרחישים שונים ("מה יקרה אם שכר הדירה יהיה נמוך מהצפוי?", "מה אם השיפוץ יעלה יותר?").

וזה, חברים וחברות, זה בדיוק מה שמפריד בין החלטה פיננסית מבוססת לבין הימור.

בואו נבנה את זה נכון: 3 יסודות לטבלת אקסל פיננסית בלתי מנוצחת

אז איך מתחילים?

בלי פלצנות.

הטבלה שלכם צריכה לשקף את תזרים המזומנים שלכם.

כמה כסף נכנס.

כמה כסף יוצא.

ומה נשאר בסוף (או מה החור שנוצר).

עמודה 1: הכסף שנכנס (או: מאיפה יגיע הכסף?!)

בעמודות האלה תכניסו את כל מקורות ההכנסה.

אם זו השקעת נדל"ן, זה יכול להיות:

• שכר דירה חודשי
• מכירה עתידית (הערכה)
• החזרי הלוואה (אם יש לכם הלוואה שאתם מקבלים)
• מקורות מימון אחרים (כמו הון עצמי, הלוואה מהבנק וכו')

תפרטו ככל שניתן.

כל שקל שנכנס, לא משנה מאיפה, צריך להופיע פה.

תנו שמות ברורים לעמודות, כמו "תאריך", "תיאור ההכנסה", "סכום".

עמודה 2: הכסף שיוצא (הכי פחות כיף, אבל חייבים לדבר על זה)

זו העמודה שתהיה לרוב הכי עמוסה.

והכי כואבת לפעמים.

פה נכנסות כל ההוצאות, הגלויות והנסתרות.

למשל:

• מחיר הרכישה
• הוצאות רכישה נלוות (מס רכישה, עו"ד, שמאי, תיווך…)
• עלויות שיפוץ
• תשלומי משכנתא/הלוואה (קרן וריבית בנפרד אם אפשר)
• ארנונה
• ועד בית
• ביטוחים
• עלויות תיקונים ותחזוקה
• הוצאות שיווק וניהול (אם משכירים)
• מס הכנסה/מס שבח (הערכה)

כאן חשוב במיוחד להיות יסודיים.

הוצאות קטנות מצטברות לפעמים לסכומים גדולים.

ושוב, עמודות ברורות: "תאריך", "תיאור ההוצאה", "סכום", "קטגוריה" (למשל: רכישה, מימון, אחזקה).

עמודה 3: מה נשאר? (השורה התחתונה, תרתי משמע)

זו העמודה הכי מרגשת (או הכי מדכאת, תלוי…).

פה אתם מחשבים את הנטו.

ההכנסות פחות ההוצאות.

למשל, תזרים מזומנים חודשי: סך ההכנסות החודשיות פחות סך ההוצאות החודשיות.

או רווח כולל לפרויקט: סך כל ההכנסות הצפויות פחות סך כל ההוצאות הצפויות.

העמודה הזו היא המצפן.

היא אומרת לכם מה המצב האמיתי, בלי איפור ובלי פילטרים.

פשוט המספרים היבשים.

הקסם האמיתי: נוסחאות אקסל שיסדרו לכם את הראש (ואת הכסף)

בניית הטבלה זה רק השלב הראשון.

הכוח האמיתי של אקסל נמצא בנוסחאות.

הן עושות את העבודה השחורה בשבילכם.

הן מתעדכנות אוטומטית כשאתם משנים מספר.

והן מונעות טעויות חישוב אנושיות (רוב הזמן).

הנוסחה הפשוטה שכל אחד צריך לדעת: SUM (חיבורים קטנים שעושים הבדל גדול)

זו הנוסחה הכי בסיסית והכי חשובה.

=SUM(טווח תאים)

היא פשוט מחברת את כל המספרים בטווח מסוים של תאים.

רוצים לדעת כמה הוצאתם סך הכל על שיפוץ?

תגדירו את כל ההוצאות הקשורות לשיפוץ בעמודה מסוימת, ותשתמשו ב-SUM.

רוצים לדעת את סך ההכנסות החודשיות?

SUM.

זה הבסיס של כל טבלה פיננסית.

חיבורים.

נוסחאות מותנות: IF – כשהמספרים מתחילים "לדבר" איתך

הנוסחה =IF(תנאי, ערך אם התנאי נכון, ערך אם התנאי לא נכון) היא קצת יותר מתקדמת, אבל עדיין קלה להבנה וסופר שימושית.

למשל, אתם יכולים להשתמש בה כדי לבדוק אם תזרים המזומנים החודשי חיובי או שלילי:

=IF(A1-B1>0, "רווח חודשי", "הפסד חודשי") (כאשר A1 זה סך הכנסות ו-B1 זה סך הוצאות באותו חודש).

היא מאפשרת לכם להוסיף היגיון לטבלה שלכם.

להקפיץ לכם הודעות.

להגיד לכם מתי אתם ברווח ומתי אתם בהפסד, באופן אוטומטי.

פונקציות פיננסיות למתקדמים קצת (אל תבהלו! זה פשוט ממה שחושבים) – NPV, IRR

כשמדברים על השקעות, במיוחד בנדל"ן, חשוב לדעת את הערך העתידי של הכסף.

והאם ההשקעה באמת משתלמת ביחס לסיכון ולזמן.

שתי פונקציות מפתח הן:

• NPV (Net Present Value): ערך נוכחי נקי. היא מחשבת את השווי הנוכחי של סדרת תזרימי מזומנים עתידיים, תוך התחשבות בריבית או בתשואה נדרשת. במילים פשוטות, היא אומרת לכם כמה שווה *היום* כל הכסף שצפוי להיכנס (ולצאת) בעתיד מההשקעה, בניכוי ריבית מסוימת. מספר חיובי אומר שההשקעה potentially משתלמת.
• IRR (Internal Rate of Return): שיעור התשואה הפנימי. זוהי הריבית שבה ה-NPV של ההשקעה שווה לאפס. כלומר, התשואה השנתית שההשקעה צפויה לייצר. היא כלי מצוין להשוואה בין השקעות שונות – איזו מהן צפויה להניב תשואה גבוהה יותר.

הנוסחאות האלה נראות מפחידות, אבל אחרי שמזינים את נתוני תזרים המזומנים שלכם לטבלה (הכנסות והוצאות לפי שנים או חודשים), אקסל עושה את כל החישוב המסובך בלחיצת כפתור.

הן הופכות את הטבלה שלכם מכלי מעקב לכלי אנליטי רב עוצמה.

רגע, זה לא הכל! איך לגרום לטבלה שלכם להיות חכמה באמת?

אחרי שיש לכם את הבסיס, אפשר לשדרג.

ולהפוך את הטבלה לכלי עבודה דינמי ומסקרן.

עיצוב מותנה: כשהאקסל אומר לך "שים לב!" (אדום, ירוק, צהוב – הצבעים של הכסף)

זוכרים את ה-IF? עיצוב מותנה עושה משהו דומה, רק ויזואלי.

אתם יכולים להגדיר שאם תא מסוים (למשל, תזרים מזומנים חודשי) שלילי, הוא ייצבע באדום.

אם הוא חיובי, הוא ייצבע בירוק.

אם הוא ליד האפס, בצהוב.

זה מאפשר לכם לסרוק את הטבלה במהירות ולראות איפה הבעיות או איפה ההצלחות, בלי לחפש מספרים ספציפיים.

האקסל בעצמו מקפיץ לכם דגלים אדומים (או ירוקים!).

גרפים ותרשימים: כי לראות את התמונה שווה אלף מספרים

מספרים בטורים זה נהדר.

אבל גרף? גרף מספר סיפור.

אתם יכולים ליצור גרף שמראה את תזרים המזומנים שלכם לאורך זמן.

או עוגה שמראה את התפלגות ההוצאות שלכם לפי קטגוריות.

בלי להתאמץ, אתם מבינים מיד מגמות, איפה הכסף זולג, ואיפה הביצועים טובים.

זה כלי מצוין גם להציג את הנתונים לאחרים (שותפים, בנקים) וגם לעצמכם, כדי לקבל פרספקטיבה רחבה.

תרחישים שונים: "מה אם…?" (הכלי האולטימטיבי לקבלת החלטות)

זה החלק הכי כיפי והכי חזק.

במקום לבנות טבלאות נפרדות לכל תרחיש אפשרי, אתם יכולים לשנות בקלות מספרים בטבלה הקיימת ולראות איך זה משפיע על השורה התחתונה.

מה יקרה אם הריבית על המשכנתא תעלה ב-1%?

מה אם שכר הדירה יעלה ב-5% בעוד שנתיים?

מה אם השיפוץ יתייקר ב-15%?

אקסל מחשב הכל מחדש בשבריר שנייה.

זה מאפשר לכם לבחון את העסקה שלכם תחת עדשות שונות, להבין את נקודות התורפה, ולהיות מוכנים להפתעות (ככל שניתן).

זה כלי חובה לפני כל החלטה פיננסית משמעותית.

רגע, לפני שנמשיך: שאלות בוערות (ותשובות שישאירו אתכם פעורי פה?)

אספנו כמה שאלות נפוצות שבוודאי עולות לכם בראש עכשיו:

• שאלה: האם חייבים להשתמש דווקא באקסל של מיקרוסופט?
  
  תשובה: ממש לא! יש חלופות מצוינות כמו Google Sheets (חינמי ומבוסס ענן), LibreOffice Calc, ורבות אחרות. העקרונות והנוסחאות הבסיסיות דומות מאוד. תבחרו בכלי שהכי נוח לכם לעבוד איתו.
• שאלה: כמה פרטים צריך להכניס לטבלה? האם לכל הוצאה קטנה?
  
  תשובה: זה תלוי במטרה ובמידת הדיוק שאתם צריכים. עבור מעקב אחרי השקעה או פרויקט, רצוי להיות כמה שיותר מפורטים, בטח בהוצאות הגדולות והצפויות. למעקב אחרי תקציב אישי, אפשר להיות יותר אגרסיביים בקטגוריות. תתחילו עם הרמה שנראית לכם הגיונית, ותמיד אפשר להוסיף פירוט אחר כך.
• שאלה: שכחתי נוסחה מסוימת, מה עושים?
  
  תשובה: גוגל הוא חברכם הטוב ביותר במקרה הזה. חיפוש פשוט כמו "excel sum formula" או "excel if statement example" ייתן לכם אינסוף מדריכים ודוגמאות. קהילות אונליין גם מאוד עוזרות. ואחרי פעם-פעמיים, תזכרו את הנוסחאות הנפוצות בקלות.
• שאלה: איך אני מוודא שהנתונים שלי מדויקים?
  
  תשובה: קודם כל, הכניסו את הנתונים הנכונים מהמקור (חשבוניות, דפי בנק, חוזים). שנית, בדקו את הנוסחאות שלכם! תעשו חישוב ידני (למספר שורות לדוגמה) וודאו שהאקסל הגיע לאותה תוצאה. שגיאות קלט או שגיאות בנוסחאות הן המקור הכי נפוץ לבעיות.
• שאלה: האם אפשר לשלב נתונים ממקורות שונים?
  
  תשובה: בהחלט. אקסל מאפשר לקשר בין גיליונות שונים ואפילו בין קבצים שונים. זה שימושי אם אתם מנהלים מספר השקעות או פרויקטים נפרדים ורוצים לרכז נתונים מסוימים לטבלה אחת.
• שאלה: האם טבלת אקסל יכולה להחליף יועץ פיננסי או רואה חשבון?
  
  תשובה: בשום אופן לא! טבלת אקסל היא כלי עבודה שלכם, שמסייע לכם להבין את הנתונים ולקבל החלטות. יועץ פיננסי מספק פרספקטיבה רחבה, ידע מקצועי מעמיק (גם בתחומים שלא כיסיתם או לא חשבתם עליהם), וייעוץ מותאם אישית למצבכם. רואה חשבון מטפל בהיבטים המשפטיים והמיסויים המורכבים. השתמשו בטבלה כדי לבוא מוכנים ומודעים לפגישות איתם.

איפה רוב האנשים נופלים (ואיך אתם תפספסו את המעידות האלה)?

אז אקסל זה קסם, אבל גם בו אפשר ליפול.

הטעות הכי נפוצה? פשוט לא להשתמש בו!

אחרי זה, יש כמה קלאסיקות:

שגיאות קלט: האצבע שהקלידה 0 מיותר… אוי ואבוי

טעות בודדת בהקלדה, כמו אפס נוסף או נקודה עשרונית במקום הלא נכון, יכולה לשבש את כל החישובים.

תמיד תמיד תמיד תבדקו את הנתונים שהכנסתם.

עדיף פעמיים.

התעלמות מהנחות יסוד: כששוכחים שהחיים לא תמיד הולכים לפי התוכנית

אתם מניחים ששכר הדירה יישאר קבוע? שהריבית לא תשתנה? שהשיפוץ יסתיים בזמן ובתקציב?

אלה הנחות. וטבלה טובה צריכה לקחת בחשבון שגם הנחות יכולות להשתנות.

זוכרים את "מה אם"? בדיוק בשביל זה.

תהיו ריאליים עם ההנחות שלכם, ותבדקו מה קורה אם הן לא מתממשות במלואן.

לא לבדוק את הנוסחאות (אחת הטעויות הכי יקרות שיש!)

הזכרנו את זה, וחשוב להדגיש.

אקסל עושה מה שאמרתם לו לעשות, לא מה שרציתם שהוא יעשה.

אם הנוסחה לא נכונה, התוצאה לא נכונה, וכל ההחלטות שלכם יהיו מבוססות על מידע שגוי.

תבדקו את הנוסחאות.

במיוחד את הנוסחאות המורכבות יותר.

קחו כמה שורות לדוגמה, חשבו ידנית, והשוו לאקסל.

זו השקעה קטנה של זמן שתחסוך לכם כאב ראש (והרבה כסף) בהמשך.

אז איך מתחילים מחר בבוקר? הצעדים הראשונים לטבלת האקסל הפיננסית שלכם

אז עכשיו אתם יודעים את העקרונות.

אתם מבינים את החשיבות.

וכן, אתם בהחלט יכולים לעשות את זה בעצמכם.

הנה הצעד הראשון:

פשוט לפתוח גיליון חדש (זה החלק הכי קשה, תאמינו לי)

הפסיכולוגיה פה חשובה. לפתוח את הקובץ, לראות את התאים הריקים, זה לפעמים יותר מפחיד מלבנות את הטבלה עצמה.

פשוט תעשו את זה.

תנו לקובץ שם ברור (למשל: "מעקב השקעה רחוב האקליפטוס 12").

ותתחילו לשים כותרות לעמודות הבסיסיות: תאריך, תיאור, הכנסה, הוצאה, יתרה.

להתחיל עם דוגמה קטנה (לא צריך לבנות אימפריה ביום הראשון)

אל תנסו מיד לבנות מודל פיננסי מורכב ל-20 שנה קדימה.

תתחילו בקטן.

קחו השקעה אחת.

פרויקט אחד.

או אפילו סתם מעקב אחרי ההוצאות וההכנסות החודשיות שלכם לחודש הקרוב.

תתרגלו להכניס נתונים.

להשתמש בנוסחת SUM פשוטה.

לאט לאט תוסיפו עמודות.

תוסיפו קטגוריות.

תתחילו להשתמש בנוסחאות מורכבות יותר כמו IF.

תשחקו עם עיצוב מותנה וגרפים.

ככל שתתרגלו יותר, זה יהפוך להיות קל יותר, מהיר יותר, ובעיקר – טבעי יותר.

הכוח של אקסל הוא בכך שהוא נותן לכם את השליטה.

את היכולת לראות בדיוק לאן הכסף שלכם הולך, ומאיפה הוא בא.

זה לא כלי קסם, זה כלי עבודה.

וכמו כל כלי עבודה, צריך ללמוד להשתמש בו.

אבל ברגע שתעשו את זה, הוא יהפוך לאחד הנכסים הכי יקרים שלכם בניהול הפיננסי.

במיוחד בעולם הנדל"ן, שבו כל החלטה קטנה יכולה להיות בעלת משמעות כלכלית גדולה.

קדימה, תפתחו את הקובץ הזה.

הכסף שלכם יודה לכם על זה.

ואם אתם רוצים להמשיך ללמוד על ניהול פיננסי והשקעות נדל"ן, יש עוד המון מידע מעולה שמחכה לכם אצלנו בעולם הנדל"ן.

בהצלחה!